Creare l’Organizzazione: dove si gioca il successo dell’Azienda Edile

Nessuna Azienda può vivere senza una strategia: cioè la risposta alla domanda “perché il Cliente dovrebbe scegliere noi?”
La risposta è rappresentata dai Fattori Critici di Successo (FCS): quelle cose che il Cliente considera importanti e si rende conto che noi le facciamo meglio degli altri. Questa è l’Efficacia, cioè la competitività, ma poi bisogna anche guadagnare e questa è l’Efficienza.
Quindi a cosa serve l’Organizzazione di un’Azienda Edile? Appunto a raggiungere l’Efficacia e l’Efficienza.

Ma l’Organizzazione non è una struttura, sono le Persone che costituiscono l’Azienda Edile.
E affinché lo facciano, devono volerlo fare.
Quindi è necessario creare motivazione, spirito di corpo, voglia di vincere.

Chi scrive non dimenticherà mai un corso presso una grande Azienda Edile.
Uno dei partecipanti si allontanò per ricevere una telefonata. Rientrò chiedendo di poter fare una comunicazione ai presenti. Annunciò che avevano vinto un determinato Appalto. Gli urli da stadio, la gioia, gli applausi rappresentarono il significato del termine “Spirito di Corpo”

I Commerciali

Acquisire una Commessa Edile significa attendersi un determinato Margine.
Ma quel Margine spesso è difficile conoscerlo in sede Commerciale, perché non c’è tempo di analizzare il Preventivo. Oppure il Cliente, in buona o cattiva fede, nasconde alcuni aspetti che possono far diminuire il Margine.
Come Commerciali e Tecnici dialogano, si spalleggiano l’uno con l’altro, si trasmettono informazioni, è un problema di Organizzazione. Ognuno rema per la propria Area, per dimostrare che l’altro sbaglia, oppure pensano tutti al bene dell’Azienda?
Si tratta sempre di Organizzazione, Motivazione, Spirito di Corpo.

L’Ufficio Gare e Preventivi

Ci si è mai posti il problema del perché si fanno tanti Preventivi e tante Gare, ma poi se ne prendono pochissimi? Forse sarebbe il caso di concentrarsi su meno Offerte, ma quelle farle bene e portarle a casa  Un Ufficio Gare e Preventivi capace di selezionare il lavoro, di capire cosa offrire oltre al solito ribasso del Prezzo, di quali tasti battere per portare a casa l’Offerta, è il fondamento su cui poggia l’intera Azienda Edile.

I Cantieri

La lontananza fisica dei Cantieri dalla Sede è uno degli aspetti particolari dell’Azienda Edile.
Bastano pochi chilometri per rappresentare uno “sfilacciamento” dei rapporti tra Cantiere e Sede.
Questo significa autonomia, spesso solitudine o anche senso di indipendenza del Capo Cantiere.
Sicuramente rischi di mancanza di controllo da parte della Sede che devono essere gestiti a livello organizzativo.

Capi Commessa, Project Manager, Capi Cantiere

Obiettivo importante dell’Organizzazione dell’Azienda Edile è quello di generare una linea di leader intermedi di grande valore.
La Commessa Edile, il Cantiere, il Cliente in fase di esecuzione, si confrontano e sono gestiti da questi soggetti. Essi devono avere grande strutturazione, per pianificare e organizzare il tutto, ma anche grande inventiva e flessibilità per affrontare tutti gli imprevisti che accadono nei Lavori Edili.

L’Ufficio Tecnico

L’Ufficio Tecnico presso la Sede dell’Azienda Edile ha una funzione fondamentale costituendo uno dei “lubrificanti” dell’intera attività aziendale. Quesiti, ostacoli, dubbi nati durante la progettazione, la contrattazione o l’attività di Cantiere, devono trovare presso l’Ufficio Tecnico la loro soluzione o, almeno, il loro inquadramento.
Questa Area è comunque critica e delicata. Il rischio è una sua chiusura verso i colleghi, sentendosi quasi depositari di conoscenze e tecnicismi che altri ignorano. Oppure una eccessiva ricerca del dettaglio tecnico, una eccessiva cautela o puntigliosità può portare a un distacco dalla realtà delle Offerte o dei Cantieri. In entrambi i casi il suo ruolo da agevolatore diventa un freno e questa eventualità deve essere assolutamente scongiurata.

Chi gestisce la Burocrazia

I vari Uffici che gestiscono le pratiche burocratiche rappresentano un altro aspetto critico dell’Organizzazione dell’Azienda Edile.
Dall’Ufficio Tecnico, ai Responsabili della Sicurezza fino all’Amministrazione hanno tutti a che fare con una Burocrazia complessa, spesso illogica e inutile.
Non serve a nulla lamentarsi, ormai c’è e con essa bisogna confrontarsi.
Ma attenzione alle Persone che in Azienda con essa si confrontano.
Restando depositari di un collegamento spesso illogico e astruso, rischiano anche esse di isolarsi e perdere il contatto con la realtà esterna. Allora il “non si può” diventa una sentenza inappellabile, divenendo spesso “più realisti del re”.
Ad essi che interagiscono con Uffici spesso distaccati dalla realtà si chiede di restare invece aggrappati alle esigenze dell’Azienda. Sempre nel rispetto delle Leggi, che comunque vanno rispettate, si chiede ad essi di trovare Soluzioni, fare ragionare i burocrati, trovare vie per risolvere i Problemi.

Titolari e dirigenti

Le Aziende Edili sono organizzazioni complesse e particolari.
Ai titolari e Dirigenti si richiede un grande processo di Analisi / Sintesi. E’ necessario quindi concentrarsi sui Cantieri e sui Processi fondamentali, senza perdere la visione unica dell’Azienda Edile, della sua Strategia e dei suoi Fattori Critici di Successo.

I Processi sono sequenze di Attività che creano Valore per il Cliente e l’Azienda.
Di seguito alcuni Processi fondamentali in un’Azienda Edile

– Ricerca Lavori Edili
Processo finalizzato ad avere notizia dell’esistenza di Lavori, Gare, Appalti, su cui l’Azienda Edile può fare le proprie Offerte. Dalla sua ottimizzazione dipende la possibilità di avere accesso a Opportunità Commerciali.

– Assunzione Commesse Edili
La trattativa per l’Assunzione di una Commessa, dove si valutano gli aspetti che poi possono minare la Marginalità sperata (Scostamenti) o farla aumentare (Varianti).
Dalla sua ottimizzazione dipende il mantenimento, in sede di esecuzione, della Marginalità attesa.

– Analisi Tecnica
L’Analisi Tecnica delle varie problematiche poste in sede di assunzione o esecuzione dei Lavori ha grande importanza nel dare fluidità e dinamicità alla Gestione.

– Gestione Commessa Edile
L’insieme delle numerose attività poste in essere da Capicommessa e Project Manager per raggiungere gli Obiettivi di cosa fare, entro quando e a quale costo.
L’ottimizzazione dei Processi, come è evidente, impatta fortemente sulle marginalità di Commessa e i risultati finali dell’Azienda Edile

– Gestione Cantieri Edili
L’insieme delle attività, anche queste numerose, svolte per la gestione dei Cantieri. Esse sono in genere svolte in loco dal Capocantiere o da persone comunque delegate.
La sua ottimizzazione permette di garantire la Marginalità delle Commesse Edili in fase di Esecuzione.

– Controllo Cantieri Edili
L’insieme delle attività svolte dalla Sede e dalla Direzione per controllare la gestione dei Cantieri. La loro ottimizzazione permette di assistere il Capocantiere nello svolgimento delle sue attività, di verificarne l’operato e di garantirgli supporto decisionale e di reportistica.

– Amministrazione e Controllo
L’insieme delle attività di contabilizzazione e di reportistica dell’Azienda Edile. La sua ottimizzazione permette di essere sempre aggiornati, per la parte Controllo, sulla contabilità delle Commesse e sull’andamento della Gestione rispetto al Budget. Per la parte strettamente amministrativa permette, oltre al rispetto delle normative fiscali, anche la tempestiva e corretta fatturazione dei S.A.L. (Stati Avanzamento Lavori).

– Processi Informatici
L’insieme delle attività di istallazione e supporto dei sistemi informatici dell’Azienda Edile.
La sua ottimizzazione permette lo sfruttamento delle innumerevoli applicazioni informatiche in grado, a Costi minimi, di agevolare notevolmente le Attività Aziendali.

– Gestione Attrezzature
L’insieme delle attività finalizzate alla gestione delle Attrezzature, sia veicoli che macchinari.
Rientra la gestione del parco macchine, la manutenzione, le revisioni, le sostituzioni.
La sua ottimizzazione permette di avere sempre attrezzature in piena efficienza e disponibili, controllando e limitando i Costi di utilizzo.

– Acquisti e Approvvigionamenti
L’insieme delle attività tese a rifornirsi di Materiali, trovando i migliori fornitori e le migliori offerte. L’ottimizzazione di questi Processi permette di verificare continuamente la presenza di nuovi Fornitori di elevata professionalità e convenienza. Salvo mantenere quelli acquisiti che si dimostrino sempre ai massimi livelli di Efficienza e Efficacia.
Quindi non cambiare giusto per cambiare, ma essere sempre coscienti di quello che offre il mercato. La stessa attenzione dovrà essere posta anche nel Controllo delle Spese Generali non Strategiche. 

– Magazzino e Gestione Materiali
L’insieme delle attività tese alla gestione, stoccaggio e mantenimento dei Materiali presenti presso l’Azienda Edile.
La sua ottimizzazione permette di migliorare l’Efficacia e l’Efficienza.
Si migliora l’Efficacia trovando sempre i Materiali migliori e più innovativi.
Si incrementa l’Efficienza minimizzando i Costi di Acquisto e di Utilizzo.

– Direzione
L’insieme dei Processi orientati alla Gestione dell’Azienda Edile, alla sua Organizzazione e in genere al perseguimento della Strategia.
La complessità della Gestione dell’Impresa Edile richiede che questi Processi siano strutturati e organizzati, non potendo essere lasciati alla contingenza giornaliera.
Tra i vari Processi Direzionali vi sono l’Analisi della Situazione Aziendale, la supervisione sull’Attività dei Capicommessa, la Gestione delle Risorse Umane e della Finanza, i rapporti con i grandi Clienti. Altri Processi Strategici di competenza della della Direzione sono quelli di Internazionalizzazione e di Cambio generazionale.