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5 Punti per migliorare l’Ufficio Gare e Preventivi

Articoli, Commerciale Edile

Per diventare la punta di diamante dell’azienda edile

 Il cuneo che penetra il mercato
L’azienda edile che opera per commesse ha due priorità fondamentali: avere un numero sufficiente di cantieri e riuscire a guadagnarci.
Entrambe queste priorità dipendono in gran parte da come opera l’area demandata all’assunzione delle commesse, siano esse gare o trattative dirette.
Che le commesse siano allo stesso tempo molte e remunerative non è certo un fatto automatico e spesso i due concetti si muovono in modo contrapposto.
Vediamo quindi cinque punti fondamentali per migliorare la gestione di quest’area

Punto primo: ricercare il margine e non il fatturato
Un’azienda edile che opera per commesse ha costi fissi che maturano tutti i mesi, da coprire con i margini dei cantieri acquisiti.
Il volume di commesse  che viene acquisito deve assicurare un margine globale sufficiente a coprire questi costi fissi. L’Ufficio Gare e Preventivi non deve quindi cercare di prendere più lavoro possibile, ma deve raggiungere gli obiettivi di margine fissati dalla direzione. Ma volumi di lavoro insufficienti, redditività inferiore alle attese e slittamento in avanti dei tempi possono impedire il raggiungimento degli obiettivi. L’ottica deve sempre essere rivolta al raggiungimento degli obiettivi di margine presenti nel budget e non ad ipotetici standard di fatturato: inutile infatti fare grandi volumi se poi dai cantieri non si ottengono i margini che servono a coprire i costi fissi.
Ovviamente l’ostacolo maggiore è l’incertezza nell’aggiudicazione della gara o nel buon fine dell’offerta. In quest’area servono quindi risorse umane di qualità elevata, capaci di portare soluzioni in un ambito di inevitabile incertezza.

Punto secondo: concentrare le forze
E’ovviamente necessario produrre offerte di qualità elevata ma con utilizzo di tempo e risorse economicamente adeguati.
Per questo bisogna dosare le forze per concentrarle dove c’è più possibilità di ottenere risultati, in quanto siamo più competitivi, ovvero c’è più interesse per le dimensioni e la redditività della commessa.
Una soluzione è quella di dividere gare o preventivi in tre categorie, a seconda dell’interesse che rivestono.
C’è una prima categoria che per l’azienda edile riveste poca importanza. Preventivi che vengono fatti per dovere, ma che non saranno mai accolti, lavori di poco interesse, gare a cui non si può non partecipare ma che sappiamo non vinceremo e offerte simili. Per questa categoria di offerte il problema è semplicemente effettuare l’adempimento, anzi spesso non farlo proprio. La seconda categoria utilizza lo spazio recuperato per destinarlo alle offerte dove siamo più competitivi, quelle più grosse o più redditizie. L’offerta sarà analizzata a fondo prima di tradursi in un preventivo, le riunioni con il cliente non saranno lesinate, si cercheranno informazioni sulla concorrenza, l’emissione sarà seguita da un’azione di accompagnamento e sostegno della posizione aziendale.
La terza categoria è quella intermedia, dove sarà necessario effettuare un bilanciamento tra le due esigenze precedenti di efficienza ed efficacia.

Punto terzo: assestare la mira
Il compito dell’Ufficio gare e Preventivi non è quello di assicurarsi che il margine rimanga, ma quello di essere sicuro che esista veramente all’inizio della commessa.
La domanda fondamentale è se il margine alla partenza della commessa c’era veramente. Molteplici sono i motivi per cui potrebbe non esserci stato. Concessioni fatte al cliente, fuori standard, garanzie prestate e molti altri aspetti che in sede commerciale sono stati sottovalutati o non considerati nei loro effetti sul costo e che poi si sono manifestati. Serve quindi un feedback, la conoscenza di quello che accade e la valutazione condivisa con le altre aree aziendali.

Punto quarto: investire nelle risorse umane
I punti precedenti non sono agevoli ed immediati da attuare.
Tutte queste attività richiedono un elevato livello culturale e manageriale da parte degli operatori.
E’ quindi necessario investire nelle risorse umane di quest’area.
Il primo investimento consiste nella destinazione di un adeguato numero di persone.
Altro investimento è nella preparazione tecnica: conoscere il prodotto che si va a vendere, le sue implicazioni, criticità e opportunità. Altro tipo di formazione è quella che insegna alle persone a lavorare in gruppo, affrontare un problema, ragionare, decidere. Infine tutto quello che agevola il lavoro delle risorse: informatica, ottimizzazione dei processi, banche dati e quant’altro ritenuto necessario.
Se in certi momenti è necessario rimandare qualche investimento, non è questa l’area da cui cominciare …

Punto quinto: sperimentare
Ampliare la tipologia di gare, interrogare altre banche dati, studiare ambiti territoriali diversi e altre tipologie di attività all’interno delle gare, rappresentano componenti del successo finale. Il responsabile dell’ufficio dovrà essere, quindi, uno dei migliori manager che l’azienda edile è in grado di esprimere. Capace di pensare in modo flessibile, interfacciarsi con la direzione suggerendo forme alternative di lavoro, di interazione con i concorrenti, di presenza sul mercato. Egli dovrà sempre interrogarsi sul modo in cui vengono fatte le cose, le gare a cui si partecipa, i precorsi per i quali arrivano le richieste di preventivi, tentando ottimizzazioni, miglioramenti, cambiamenti, sempre monitorando i risultati.
In questa area è più che mai vero che la frase più devastante del mondo dell’impresa è “abbiamo sempre fatto così”.

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