Analizzare un report di controllo di gestione
Quando si analizza un report di controllo di gestione bisogna ricordarsi che siamo davanti ad uno strumento di sintesi. Ma quale deve essere la sintesi su cui concentrarsi nel caso di un’impresa edile? In queste note ci focalizziamo su cinque domande che dobbiamo farci ed a cui, ovviamente, il report deve rispondere.
Tante sono le cose da chiedersi e su cui operare, per questa elencazione non vuole essere tassativa, ma semplicemente evidenziare le prime cinque per importanza.

La prima risposta: come siamo messi ad oggi e per il prossimo futuro
Le imprese edili dipendono, per la loro attività, dal numero e dalla redditività delle commesse che acquisiscono: i costi fissi devono infatti essere coperti con i margini delle commesse effettuate.
Tutto questo si traduce in un budget che vede i mesi prossimi già coperti con le commesse acquisite e quelli via via più lontani progressivamente scoperti di lavoro, che a sua volta, dovrà essere acquisito. Ovviamente il volume di cantieri in entrata deve assicurare un margine globale sufficiente a coprire questi costi fissi.
Il passaggio non è così scontato, perché nel mondo edile vi sono numerose cause di scostamento: volumi di lavoro insufficienti, redditività inferiore alle attese e non ultima la tempistica di esecuzione del lavoro che slitta in avanti rispetto alle previsioni.  La gestione deve essere rivolta al raggiungimento degli obiettivi di margine globale presenti nel budget e non ad ipotetici standard di fatturato: inutile infatti fare grandi volumi se poi mancano i margini che servono a coprire i costi fissi.
Ovviamente l’ostacolo maggiore è l’incertezza nell’aggiudicazione della gara o nel buon fine dell’offerta.
Il report, sia annuale che infrannuale, deve fornire la sintesi di questa situazione, rappresentando in modo chiaro:
1) Per l’intero anno quale è il volume di costi fissi da coprire e quindi il margine che serve, maggiorato dell’utile che desideriamo ottenere
2) Come questo margine è ripartito nei prossimi mesi dell’anno, in base alle possibilità di lavoro, al tempo atmosferico ed agli impegni attuali
3) Alla data odierna quale è il volume di lavoro che abbiamo fatto e quindi i margini che abbiamo acquisito
4) Per il futuro quali sono i margini attesi dai lavori acquisiti
5) Quale è il volume di margini mancante suddiviso per i vari mesi a venire
6) Quali sono le commesse che, ipoteticamente ed in base a varie percentuali, potrebbero colmare questo divario.
Dal report la direzione e l’area commerciale avranno sempre sotto controllo il volume di margini mancante e le esigenze di reperimento di nuove commesse. Proprio l’incertezza e la volatilità dell’assunzione delle commesse rendono necessario un controllo costante della situazione. Tutto questo non per effettuare previsioni che spesso non è possibile centrare, ma per avere sotto controllo le conseguenze di uno scenario che può avere molte variabili e differenti risultati.

La seconda risposta: cosa succede nelle commesse
La commessa è un progetto che deve raggiungere contemporaneamente tre obiettivi: quello che deve essere fatto, entro quale data e nei limiti di un budget di costo. Se raggiungiamo tutti e tre gli obiettivi abbiamo vinto, se ne manchiamo anche solo uno (il lavoro viene contestato, il cantiere si chiude in ritardo, il budget sforato), abbiamo perso. Perdere significa, a livello di controllo di gestione, che le attese che avevamo indicato nel budget non verranno rispettate. Durante il cantiere i report del controllo di gestione comunicano l’andamento dei costi rispetto al preventivo, fornendo le informazioni per correggere eventuali scostamenti. Invece dai report finali bisogna capire quali decisioni prendere affinché, nei prossimi cantieri, l’azienda vinca la sfida della commessa.
La prima risposta che deve essere ricercata è economica. E’ necessario capire se sul cantiere si è guadagnato e in quale modo. Ma è anche importante capire la differenza tra quanto previsto in sede di assunzione della commessa e quanto effettivamente realizzato. Questa differenza non deve solo essere quantificata, ma anche ubicata, per capire in quale voce del budget è nata e perché.
La dinamica tra scostamento e variante rappresenta un altro aspetto critico della commessa edile a livello economico. Abbiamo uno scostamento quando un costo si manifesta in modo inatteso,ed incide negativamente sul margine di commessa, mentre si tratta di una variante quando può essere ribaltato sul cliente.
Per quanto concerne i tempi di esecuzione del cantiere un report durante l’esecuzione della commessa ci dirà se siamo in ritardo o in anticipo. Alla fine della commessa interessa sapere invece cosa è accaduto, se siamo stati in grado di rispettare i piani o se sono accaduti molti ritardi. Risalire poi alle cause permette di non farle accadere nelle prossime commesse.
Quindi il report deve rappresentare in modo chiaro per ogni commessa:
1) Nelle commesse chiuse nel periodo
– quanto abbiamo guadagnato
– quanto avremmo dovuto guadagnare e perché si è realizzato questo scostamento
– quale è l’importo delle varianti e quale il margine relativo
– quale è stato il ritardo temporale complessivo delle commesse
2) Nelle commesse ancora in corso le stesse risposte precedenti fino alla data del report e una proiezione a finire dei costi e tempi delle commesse

La terza risposta: lo scenario futuro per le commesse
Essendo il report un elemento di sintesi, la direzione che lo esamina deve avere chiaro lo scenario prospettico delle commesse da acquisire. Quanto è probabile che prendiamo determinati cantieri, quali commesse potrebbero coprire i disavanzi evidenziati nella copertura dei costi fissi, quali commerciali hanno in mano le varie proposte e la partecipazione alle varie gare. Dire che una commesse potrà essere presa al 60 % delle probabilità può portare ad una previsione in sede di budget, ma non aiuta oltre. Infatti potrebbe verificarsi sia il 60 % che il 40%. Dire invece che per la commessa vi sono determinate variabili che potrebbero fare accadere uno dei due scenari, quali sono gli attori e i commerciali coinvolti, fornisce alla direzione le informazioni necessarie ad agire. Ed in questo caso agire significa mettere in campo azioni che facciano aumentare la probabilità di acquisizione.
Quindi il report deve rappresentare in modo chiaro:
1) Volume, fatturato e margini delle commesse su cui vi siano trattative o possibilità di acquisizione
2) Suddivisione nei mesi futuri dei margini, derivanti dall’avanzamento dei cantieri, nell’ipotesi in cui si acquisisca la commessa
3) Scheda rappresentativa delle maggiori commesse in trattativa, con valutazione dei punti di forza e di debolezza relativi alle possibilità di acquisizione.
Queste rappresentazioni non hanno solo il fine di trasmettere informazioni, ma anche lo scopo di portare i commerciali a strutturare lo scenario e a valutare i pro e contro di una trattativa.

La quarta risposta: lo scenario finanziario
La gestione finanziaria è oggi cruciale per le imprese edili. Anche in questo caso si creano scenari, si verificano le conseguenze e poi si definiscono le azioni per far fronte alle situazioni previste. Il budget delle entrate e delle uscite serve proprio a guidare l’azienda anticipando gli scenari finanziari e creando di conseguenza le soluzioni. Fa parte di questo ambito anche la gestione finanziaria della commessa, come analisi delle entrate e uscite del cantiere: questo aspetto è tanto più importante quanto maggiore è il movimento finanziario relativo al cantiere stesso.
Quindi il report deve rappresentare in modo chiaro:
1) La situazione finanziaria attuale
2) Lo sviluppo della situazione finanziaria nei prossimi mesi, sulla base delle commesse acquisite, del loro prevedibile avanzamento e delle emissioni e incassi dei S.A.L.
3) lo sviluppo della situazione finanziaria in base alla previsione di acquisizione delle principali commesse secondo scenari alternativi

La quinta risposta: cosa accade se …
Il report struttura dati per creare informazioni che servono a prendere decisioni. Ma, per aiutare nelle decisioni, un report deve permettere di capire cosa succede se queste decisioni si prendono ed ottengono determinati risultati. Bisogna infatti sempre ricordare che il report non è un fine ma un mezzo, uno strumento e quindi deve essere in grado di essere modificato, cambiato, rielaborato per definire nuovi scenari e nuove situazioni. Quindi il report dovrà essere pronto per essere smontato e rimontato in base alle esigenze di chi deve prendere decisioni. Determinate scelte, quali per esempio quelle relative all’alternativa “make or buy” cioè se affidarsi o meno a squadre esterne, dovrebbero trovare nell’uso del report agevole ed immediata risposta.
Quindi il report deve rappresentare in modo chiaro:
1) Una serie di scenari alternativi, che tengano conto
– della prevedibile assunzione di determinate commesse attualmente in trattativa o in gara
– della prevedibile tempistica dei cantieri attualmente avviati o da avviare ma di acquisizione certa
– della conseguenza di eventuali decisioni attualmente in valutazione, quali esternalizzazioni, investimenti etc.
2) Per ognuno degli scenari alternativi precedenti deve essere stimato
– l’assorbimento dei costi fissi, e la redditività conseguente
– lo scenario finanziario relativo alle entrate e alle uscite
Di questa serie di scenari sarà poi compito della direzione scegliere quello più probabile, ovvero e soprattutto, assumere decisioni che portino all’avverarsi di quello scelto come obiettivo. Ugualmente il report potrà essere modificato ipotizzando scenari progressivamente indicati dalla direzione.

Conclusioni
La reportistica è uno degli strumenti cruciali e fondamentali del controllo di gestione di un impresa edile.
Nella creazione di un report bisogna mettersi sempre dalla parte di chi lo legge, affinché siano minime le domande di spiegazione del dato: se viene fatta una domanda significa che potremmo non essere stati chiari e quindi riflettere su un miglioramento. Talvolta basta poco, un colore, una colonna, una legenda in più per spiegare tante cose.
La chiarezza non sarà data dal grande numero di cose che scriviamo e rappresentiamo, anzi quello è spesso il percorso della non chiarezza, ma dalla sintesi che riusciamo a trasmettere.