Il problema
Nell’analisi dei costi dell’azienda edile un aspetto fondamentale è la creazione di distinte base che rispecchino fedelmente quanto avviene nei cantieri. Dopo aver lavorato a fondo per elaborare distinte base estremamente precise, arriva il momento della verità. Si confrontano gli scarichi di magazzino di un certo periodo con quanto dovrebbe essere stato utilizzato nello stesso periodo. Si confrontano inoltre le ore di lavoro, che risultano dalla rilevazione presenze, con quelle inserite nelle distinte base per le stesse persone. I due valori non coincideranno mai, ma questo non è un problema. Il problema è l’entità dello scostamento, quando cioè sono completamente differenti. Quando, per esempio, le ore finite nelle distinte base in un periodo sono 1.000, peccato che alle stesse persone ne abbiamo pagato 1.800. Perché accade questo e che fare?

Sono sbagliate le distinte base?
Le differenze saranno sempre ricercate nelle quantità sia di materiali che di ore di mano d’opera, perché i valori sono un discorso differente e molto più agevole, una volta che i volumi sono certi. Riguardo ai valori, infatti, nel caso della mano d’opera potrebbe essere una differenza del costo con cui è valorizzata, o del livello retributivo del personale che fa una certa cosa. Nel caso dei materiali semplicemente il bene potrebbe essere scaricato ad un valore differente da quello in cui viene valorizzata la giacenza.
Quindi se le differenze sono i valori, l’analisi e la rettifica sono relativamente semplici, mentre i problemi sono originati dalle differenze di quantità dei materiali e di numero di ore.
Nel caso delle differenze dei materiali un’ipotesi è che, semplicemente, non siano corretti gli scarichi dal magazzino. La verifica viene fatta agevolmente, controllando le giacenze fisiche degli articoli di cui si rilevano le maggiori differenze. Se le giacenze fisiche corrispondono alle risultanze di magazzino, significa che gli scarichi sono corretti e quindi resta solo l’ipotesi che siano le distinte base a non essere corrette.
Nel caso delle ore di mano d’opera il discorso è più semplice, perché il numero di ore rilevate e pagate è un dato certo. L’unica attenzione è nel verificare la coincidenza tra i soggetti a cui sono state pagate le ore oggetto di confronto e le tipologie di soggetti le cui ore sono entrate in distinta base: in pratica dobbiamo essere sicuri che stiamo parlando delle stesse persone. Fatta questa verifica, anche in questo caso, non resta che l’ipotesi della non correttezza delle distinte base.
Nella maggior parte dei casi lo sbilancio è tale per cui nelle distinte base appaiono meno materiali di quelli scaricati dal magazzino e meno ore di quelle rilevate dalle presenze.

La non quadratura delle distinte base è un errore materiale?
Avendo concluso che il problema sono le distinte base, bisogna cominciare a ricercare il perché di questo scostamento. La prima domanda da farsi è se siano sbagliate tutte o solo alcune. Potrebbe essere un problema di alcune distinte che materialmente non sono corrette e, riferendosi ad un articolo che è andato nei cantieri in grande quantità, hanno originato gli scostamenti globali. Per comprenderlo si vanno a ricercare, fisicamente e materialmente, eventuali errori nei materiali maggiormente movimentati. Questo è un controllo da fare in questa fase, ma è un’attività che comunque deve essere fatta in continuo, perché non deve essere mai dato per certo nulla. Non si dimentichi inoltre che differenze ce ne saranno sempre: le casistiche sono tantissime e le distinte prevedono un’ipotesi standard da confrontarsi con la realtà fattuale, Quindi scostamenti ve ne saranno e un’attività iterativa di controllo è necessaria non avendo una quadratura esatta che ci rassicuri. Inoltre potrebbe sempre accadere il caso di errori di segno opposto che si compensano, anche se è un’ipotesi meno frequente.

La non quadratura delle distinte base è un errore concettuale?
Può accadere che dopo questa analisi non si riscontrino grandi errori. Si trovano aspetti non corretti, cose da migliorare, ma il grosso sfasamento, quel’errore che ci spiega il tutto, non viene riscontrato. Ci si chiede quindi perché, avendo fatto un lavoro analitico di creazione delle distinte, e successivamente una ricerca infruttuosa di errori, si persista nella mancanza di quadratura.
In genere a questo punto il problema è concettuale, cioè su come si sono pensate le distinte stesse. Dovendo fare l’analisi si è preso in considerazione solo il tempo di lavorazione e il materiale necessario secondo un dato medio di utilizzo. Quello che ci si rende conto di non avere considerato è la complessità, cioè quello sconfinato mondo di micro attività che si fanno anche se magari non si dovrebbero fare, ma che comunque accadono, e le cui casistiche sono pressoché infinite. Estremizzando una situazione, ipotizziamo di mettere in moto una produzione in cantiere ma manca un materiale perché è stato portato quello sbagliato. Allora vado da chi avrebbe dovuto portarlo e protesto, ma lui si giustifica e io contesto la giustificazione. Allora vado a prenderlo io, ma il magazziniere sta ritirando un pacco e attendo. Quando mi prende in considerazione chiede perché il collega ha sbagliato e chiede a lui spiegazioni. Ma lui, nel frattempo, è a parlare con un tecnico e attende, mentre io, nel frattempo, attendo il magazziniere che attende il mio collega. La serie potrebbe continuare con infinite altre casistiche.  Materiale che manca o è sbagliato, incomprensioni su come fare un prodotto o utilizzare un macchinario, incertezze sugli ordini, blocchi del macchinario, manutenzioni non programmate, qualcuno che deve andare in bagno … la serie, come detto, è infinita.
Il punto è molto delicato, perché nei nostri esempi abbiamo descritto situazioni che appartengono al mondo delle inefficienze. Non è giusto inserire nelle distinte base il tempo perso perché il materiale prelevato era sbagliato, e si deve fare in modo che il materiale da prelevare sia quello giusto. Ma stante l’infinità di casistiche non riusciremo mai ad eliminare tutti gli intoppi che possano nascere perché l’efficienza perfetta è un miraggio.
Ma anche accettando una quota di queste inefficienze il problema resta rilevante perché non sappiamo dove e come esse si manifestino. Potrebbero verificarsi intoppi in un prodotto o in un altro, in una lavorazione piuttosto che in un’altra.

Come affrontare il problema
Già avendo identificato il problema abbiamo fatto un passo in avanti, perché di fatto si tratta di gestirlo, ma la direzione su cui lavorare, almeno, l’abbiamo.
La prima cosa da fare, intanto, è cercare, più possibile, di limitare lo scostamento.
Potremo ripensare le distinte di alcuni prodotti, dove tendenzialmente, si rilevano molti scostamenti e aggiungervi quote dei tempi causati dal dispendio di certe attività. Ma il confine tra costi di un prodotto causati dalla complessità rispetto alle inefficienze è spesso molto labile. Se mi portano il materiale sbagliato è inefficienza, ma se un articolo ha bisogno di moltissimi materiali diversi per essere prodotto, il fatto che ciclicamente un materiale sia sbagliato e blocchi il processo rappresenta una complessità da monitorare e inserire in distinta base.
Lo stesso esempio descritto per i tempi può essere creato per i materiali. Del materiale si è rovinato nel trasporto verso il cantiere, comportando rilavorazioni, o sfridi di materiale.  Ma è un problema del materiale difettoso, del macchinario che lo ha preparato per il cantiere, ovvero è un tipo di lavorazione che mi porta ad effettuare attività che facilmente possono causare sfridi? Se l’attività tendenzialmente mi provoca rotture significa che è complessa e che devo tenere conto di quegli sfridi, in caso contrario devo trattarla come un’inefficienza.
Nel caso delle inefficienze poi potremo decidere di tenerle isolate per tentare di eliminarle oppure inserirle comunque in distinta base e poi cercare di ridurre progressivamente tempi e consumi delle varie produzioni.

Le attività operative per ridurre la differenza
A livello operativo per ridurre la differenza tra consumi, ore pagate e dati delle distinte base vi sono molte cose che si possono fare, essendo comunque coscienti del fatto che non arriveremo mai alla perfetta quadratura.
La prima attività, ovviamente, è quella di un attento monitoraggio delle varie distinte, partendo da quelle che si riferiscono ad articoli ad alta movimentazione. Attento monitoraggio significa nel caso dei materiali la rilevazione degli scarichi effettivi di magazzino per i vari cantieri e per i tempi la loro misurazione. Rilevate le differenze si procede ad una loro analisi e si decide se si tratta di scostamenti da trattare come straordinari, quindi inefficienze, ovvero parti del processo produttivo e quindi da inserire in distinta.
In entrambi i casi è necessario più possibile creare situazioni di “conflitto di interesse” tra le persone nel senso che, per esempio, uno preleva il materiale e uno rileva quanto scaricato in cantiere e per i tempi qualcuno lavora e qualcun altri rileva il tempo. In caso contrario è più difficile fare emergere gli scostamenti, soprattutto con riferimento ai materiali. Ovviamente in questo caso molto apporto è fornito dall’automazione, per cui una delle due parti può essere un software, un rilevatore automatico a simili. Ma bisogna evitare più possibile che tutta la partita, attività e rilevazione, sia nelle mani della stessa persona.
Una seconda attività molto importante è la gestione più possibile separata di tutte le attività non strettamente collegate con la lavorazione. Se noi riusciamo ad isolare le attività extra potremo poi decidere come trattarle, se attività o inefficienza: se, per esempio, nel caso precedente della mancanza di materiali, riuscissimo a creare una rilevazione separata per l’attesa e ricerca materiali, questa commessa interna ridurrebbe il differenziale tra ore in distinta e ore pagate: a quel punto la commessa interna “attesa materiale” apparirà chiara e potrà essere gestita a livello di miglioramento. Lo stesso varrà per riunioni, formazione, fermi programmati e non programmati, visite clienti / fornitori e tutto il resto delle attività extra lavorative.

Conclusioni
Lo scostamento tra distinte base e realtà fattuale è quindi una partita delicata e lunga, visto il gran numero di fattispecie che possono presentarsi.
Le linee guida sono la ricerca delle discordanze più grosse rispetto a quelle minime e un’attività iterativa di miglioramento, tesa alla continua limatura degli scostamenti più rilevanti.
Sempre ricordando che l’attività di monitoraggio dei costi ha essa stessa un costo: quindi mai lanciare rilevazioni burocratiche, pese per chi deve effettuarle e che richiedano un input superiore all’output costituito dal patrimonio di informazioni che ricaviamo da quest’attività.