Come evitare che l’Impresa Edile ci sfugga di mano

Cosa significa scollegamento nell’Azienda Edile
Si parla di scollegamento quando le varie Aree dell’Organizzazione non procedono in modo compatto verso un obiettivo comune. Alcune Aree o alcuni Processi decidono, senza volerlo, che altri sono gli obiettivi, o le strade per perseguirli. Processi, attività, le stesse persone operano non secondo una modalità e un percorso condiviso, ma in base a logiche autonome. Questo danneggia fortemente il valore creato dall’Organizzazione e crea tensioni e conflitti interni
Vediamo alcuni casi di scollegamento tipici dell’Azienda Edile

Scollegamento 1 – I cantieri e la loro lontananza

Il Problema
Il caso classico di scollegamento nell’Azienda Edile è quello dei Cantieri.
Il Cantiere tende ad acquisire una sua autonomia dalla Sede dell’Azienda Edile.
E’ di fatto un’entità, verrebbe da dire un’Azienda Edile, autonoma.
Ha una suo amministratore (il Capo Cantiere), una sua contabilità, una sua sede.
L’unica cosa che lo distingue dall’Azienda Edile vera è il fatto di essere temporaneo.
Ovviamente stiamo parlando di aspetti sostanziali e operativi, non certo formali, legali o fiscali.
Il Capo Cantiere tende a percepire una certa solitudine operativa, prendendo sempre più decisioni in autonomia. La reportistica di commessa non è spesso aggiornata in tempo reale, ma il Capo Cantiere deve comunque prendere decisioni che divengono spesso basate su percezioni.
La lontananza dalla Sede provoca anche lentezza decisionale perché spesso è difficile parlare con calma con la Direzione e questo, ulteriormente, aumenta l’autonomia del Capo Cantiere.
Si verificano come conseguenza, anche tensioni con i Tecnici di Sede, percepiti come “imboscati” che non comprendono le problematiche sul campo

La Soluzione
Alcuni aspetti descritti, se avvengono nella giusta misura, sono non solo normali, ma  anzi, da perseguire. Autonomia del Capo Cantiere, presa di decisioni veloce, una sorta di “vita propria” del Cantiere rendono la gestione snella, veloce, efficace e efficiente.
Bisogna solo limitare gli eccessi e fare in modo di orientare tutto questo verso gli obiettivi aziendali.
Due sono le linee su cui operare per gestire la soluzione.
La prima è strutturare il coordinamento. Scegliere Capi Cantiere capaci, dire loro chiaramente dove devono arrivare a livello decisionale e dove devono attendere direttive dalla Sede. Strutturare canali di comunicazione tra Capi Cantiere e Sede, soprattutto Direzione e Tecnici.
La seconda linea operativa sono le tecnologie, ormai semplici e a costo quasi nullo.
Telecamere, strumenti di condivisione dei file, gestionali agevolmente accessibili da Sede e da Cantiere.
Sembrerà banale ma è fondamentale uno strumento di videochiamate semplice e immediato: se si deve parlare tra colleghi in Sede e in Cantiere, due tasti e ci si vede: semplicità, semplicità, semplicità …

Scollegamento 2 – La fuga dalla realtà di chi gestisce la burocrazia

Il Problema
La burocrazia rappresenta un problema immenso per le Imprese Edili.
In Azienda alcuni sono incaricati di gestire i contatti con gli Uffici Pubblici.
Queste persone riescono, o dovrebbero riuscire, a parlare la lingua, spesso astrusa e illogica, della burocrazia.
L’obiettivo è superare gli ostacoli e far procedere le Commesse Edili.
Ma talvolta queste persone, per ansia, incertezza, rigidità o altri motivi, tendono ad assumere la stessa mentalità dell’Ufficio Pubblico, scollegandosi dalle esigenze dell’Azienda Edile.
Presi da una sorta di “Sindrome di Stoccolma” diventano “più realisti del Re”: il “non si può fare” oppure il  “dobbiamo attendere la risposta, non c’è altro da fare” diventano sentenze inappellabili su cui non si può ribattere. Ma sono sentenze di un impiegato, magari competente, ma poco flessibile, reattivo, insomma che anche lui pensa troppo in “burocratese”.

La Soluzione
Gli scollegamenti di cui parliamo sono aspetti sfuggenti, ma non meno pericolosi.
Anche le soluzioni devono quindi essere articolate e raffinate.
Prima cautela: non date mai il “possesso” dei rapporti con gli Uffici Pubblici a persone ansiose, rigide, plasmabili di carattere, perché tenderanno a entrare nella mentalità della controparte.
La scelta delle Risorse Umane incaricate è quindi fondamentale.
Secondo aspetto: condividere in azienda i rapporti con gli Uffici Pubblici.
Condividere non significa fare il lavoro in diverse persone, ma analizzare, valutare e gestire il rapporto. Le persone possono essere anche di livello gerarchico differente, l’importante è che possano valutare, interloquire, controbattere. Una pratica bloccata è in grado di avere un effetto domino su larga parte dell’Azienda Edile: non ci possiamo permettere di non avere esaminato tutte le soluzioni, le strade percorribile, le alternative valutabili. Il “no” non può essere accettato se prima non si è “combattuto fino all’ultimo uomo”.

Scollegamento 3 – Commerciali contro Tecnici

Il Problema
Altro tipo di scollegamento molto insidioso è quello tra Commerciali e Tecnici.
I Commerciali sono proiettati verso il cliente e l’assunzione della Commessa Edile.
Tendono quindi a non vedere i problemi tecnici e a accontentare il cliente.
I Tecnici al contrario sono tesi verso il problema operativo e tendono a essere rigidi verso le esigenze del cliente.
Questo problema è comune a tutte le tipologie di aziende, ma nelle Imprese Edili è ancora più importante.
Assumendo una Commessa Edile non si sa mai se c’è qualche problema che può fare lievitare, anche di molto, i costi. Ma se queste persone non collaborano, non si intendono, ognuno andrà per la sua strada e si verificherà lo scollegamento.

La Soluzione
Primo aspetto della soluzione è scegliere le persone giuste e poi farle dialogare, comprendere le esigenze dell’altro. Quindi affiatamento personale e formazione trasversale. Formare i tecnici agli aspetti commerciali e i commerciali agli aspetti tecnici. Portarli insomma a parlare più possibile la stessa lingua.
Altra linea di lavoro è quella di strutturare questo dialogo. Assegnare determinati tecnici a determinati commerciali, oppure un ufficio tecnico demandato a assistere il commerciale: in pratica creare autostrade di dialogo tra la parte tecnica e la parte commerciale.
Ciò che bisogna evitare è che il commerciale, lasciato solo, non articoli le sue offerte, limitandosi alla parola prezzo prezzo prezzo … mentre invece insieme dovrebbero pensare, pensare, pensare ..
e scoprire se in qualche offerta c’è della polvere nascosta sotto il tappeto, cioè costi nascosti con cui poi dovremo fare i conti.

Scollegamento 4 – Direzione troppo focalizzata su un solo tema

Il Problema
Altro caso classico di mancanza di collegamento nelle Aziende Edili si ha quando la Direzione è famigliare e il Titolare è focalizzato solo su uno o due comparti. Avremo per esempio Titolari molto focalizzati sull’aspetto tecnico, quindi Commesse e Cantieri, che seguirà in modo preciso e competente. Oppure quello dell’Amministrazione e Finanza dove seguirà Report e Bilanci. Il problema è che vi sarà scollegamento con gli altri comparti dell’azienda, che è un tutt’uno e non può essere tralasciata in nessuna parte.
Quando si parla di scollegamento non si intende un totale disinteresse, che mai potrebbe accadere. Si parla invece di quella mancanza di approfondimento, grinta  attenzione, necessari ormai nel difficile contesto di mercato.

La Soluzione
Qui la soluzione non può che venire direttamente dal Titolare stesso.
Comprendere che Aree come la Strategia, l’Internazionalizzazione, l’Organizzazione, le Risorse Umane, hanno la stessa importanza della parte Commerciale, degli Aspetti Tecnici e di Cantiere, dell’Amministrazione e Finanza.
Scegliere le persone giuste in queste Aree, affinché sappiano interagire con il Titolare. Strutturare il proprio tempo e la propria giornata per coprire tutte le Aree sono alcune tra le metodologie per non perdere il focus su nessuno degli aspetti della propria Azienda Edile.