Come prevedere quello che è imprevedibile

Cosa non è il budget

Il budget non è una previsione, ma un atto di volontà, quasi un piano di guerra.
Non cerco di immaginare quello che accadrà, ma decido cosa posso e devo fare accadere.
La differenza è enorme, perché su quello che voglio che accada dovrà orientarsi l’attività di tutti i soggetti aziendali. Se decido che mi serve un certo ammontare di lavori, allora bisogna trovarli, senza scuse o facili pessimismi.
Ugualmente il budget non è un problema contabile. Inutile giocare con le caselline di un tabulato, andando a cercare le “pagliuzze” degli scostamenti di piccola entità. Ciò che è importante è la “trave”costituita dall’orientamento della gestione e chiedersi se l’Azienda Edile sta andando dalla parte giusta o sbagliata.
Il budget è quindi uno strumento non contabile, ma direzionale: sto facendo la cosa giusta, nel modo giusto, nell’intensità giusta?

Gestire quello che non è prevedibile

L’atto di volontà si riferisce all’obiettivo da raggiungere, ma il percorso è spesso variabile e incerto.
Prenderò l’ammontare di lavori che devo prendere, ma potrei farlo prima o dopo di un certo periodo, di un tipo o di un altro tipo di cantiere etc. O magari non ci sto riuscendo e devo saperlo per tempo.
In tutti questi casi il budget mi trasmette continuamente quello che sta accadendo e le sue conseguenze.
Via via che i mesi passano il budget diventa sempre più preciso perché sostituisce dati lontani con dati più vicini temporalmente e quindi meno incerti, fornendomi continuamente in tempo reale il quadro della situazione.

Quanti budget nell’Impresa Edile

L’Impresa Edile può avere bisogno di vari budget.
Sicuramente il budget globale dell’azienda, che fornisce in tempo reale dove vogliamo andare e se ci stiamo andando. Ma anche i budget dei singoli lavori che costituiscono il “di cui” del budget precedente.
Altro aspetto importante è la natura del budget. Sicuramente un budget economico che rappresenta quanto stiamo guadagnando in termini di costi / ricavi.
Ma anche un budget finanziario che monitori la dinamica uscite / entrate per essere sicuri di avere sempre la “benzina finanziaria per il motore dell’azienda edile”.

1 – Il budget globale dell’Azienda Edile

Come detto in precedenza pochi numeri, ma importanti, cercando le travi e non le pagliuzze.
Mettere a punto un sistema flessibile, che in ogni momento possa essere adattato alle circostanze reali.
Non creare mostri, ma sistemi snelli. Il loro scopo è quelli di dire a più persone possibile nell’Azienda Edile dove devono andare e se ci stanno andando.

2 – Il Budget delle Commesse Edili

In primo luogo deve essere definito l’ammontare dei lavori che deve essere reperito.
Non si deve pensare all’aspetto del fatturato, ma a quello del margine che otteniamo dalle varie commesse.
Altro aspetto fondamentale è la tempistica, cioè quando pensiamo di fare questi lavori e di cantierarli.
Tempistica significa quando occupo una gru o del personale, ma anche quando fatturo un S.A.L. e lo incasso.
L’ambito è molto imprevedibile, quindi su questo aspetto deve essere messa molta attenzione.
Una volta trovati questi lavori, sarà necessario mantenere la marginalità prevista e questo sarà compito dei capi commessa.

3 – Il Budget delle Spese Commerciali dell’Azienda Edile

Questo aspetto viene troppe volte tralasciato nell’Impresa Edile.
Si tratta dei costi per l’Ufficio Commerciale, l’Ufficio gare, venditori, preventivisti, tecnici che fanno sopralluoghi per fare offerte, ma anche banche dati con le gare, spese di partecipazione a gare. Ma anche web, Google Ads, Seo e quanto oggi rappresenta la competizione sulla rete. L’Azienda Edile, come ogni altra azienda, deve farsi conoscere, intercettare i potenziali clienti, fare molti preventivi, ma soprattutto vincerli.
E per fare tutto questo bisogna investire trovando spazio nel budget.

4 – Il Budget delle Spese Generali dell’Azienda Edile

Tutto il sistema azienda è sostenuto dai costi generali. Amministrazione, Ufficio tecnico, Manutenzione, Direzione, Personale etc. sono come un lubrificante che permette a un motore di funzionare.
Importante quindi capire se sono inutili, eccessivi o fondamentali: nel primo caso il budget deve eliminarli, nel secondo diminuirli, nel terzo mantenerli o anche aumentarli.
Ci sono insomma costi generali buoni e costi generali cattivi e di questo il budget deve tenere conto.

5 – Il Budget degli Investimenti dell’Azienda Edile

Sugli investimenti si gioca spesso il futuro dell’Azienda Edile.
Gli investimenti sono un problema finanziario e troppo spesso si “quadra il cerchio” tagliandoli.
Poi l’azienda progressivamente si spenge …
Nel budget dell’Impresa Edile vi deve quindi essere un ampio spazio per investire nel futuro.
Attenzione però: questo non significa solo macchinari, gru, automezzi.
Significa anche Commerciale, Informatica, Formazione del Personale e gli altri investimenti immateriali finalizzati alla competitività dell’Impresa Edile.
Anche l’Internazionalizzazione, cioè effettuare lavori edili oltre i confini nazionali, è un aspetto che richiede adeguati investimenti, spesso non materiali, ma di conoscenze, e come tali previsti nel budget.

6 – Il Budget delle Risorse Umane dell’Azienda Edile

Altro aspetto fondamentale è quello delle Risorse Umane.
Molti aspetti sono trasversali al Budget: Risorse Umane Commerciali faranno parte del Budget delle Spese Commerciali, Investimenti in formazione di quello degli Investimenti Immateriali etc.
Ma tutta l’Area delle Risorse Umane deve essere valutata in modo organico, sia nella sua quantità (assunzioni o dismissioni) sia nella sua qualità (livelli, retribuzioni, formazioni).

Chi utilizza il Budget nell’Impresa Edile

Un budget fatto correttamente indica a tutti la linea, gli obiettivi e permette di capire se vengono perseguiti durante l’anno.
Quindi ognuno, in azienda, utilizza il budget.
Questo deve costituire stimolo alla motivazione  e gli indicatori di risultato faranno in modo che venga premiato chi rema forte in favore dell’azienda.
E per premi non si intendo solo soldi, ma molto altro.
Un’Azienda Edile efficace e efficiente è quindi permeata della cultura del Budget.

Chi fa il Budget nell’Azienda Edile

Come abbiamo detto il Budget non è un documento contabile, ma uno strumento Direzionale.
Quindi le linee, la supervisione e la chiusura è sempre della Direzione.
La sua controparte è costituita dai Responsabili delle Varie Aree.
L’Amministrazione, o il Controllo di gestione se esiste, metteranno le cifre, fornendo il supporto di dati e informazioni alle decisioni prese da Direzione e Responsabili delle Aree.