Come sfruttare la tecnologia senza rimanere intrappolati

Quanto e come informatizzare l’Azienda Edile

La prima domanda da porsi nell’Azienda Edile è quanto procedere nell’informatizzazione.
Informatizzare poco o troppo può essere devastante, quindi è necessario trovare la giusta misura.
Informatizzare deve essere una mentalità, ma una mentalità pragmatica: se informatizzando miglioro la mia efficienza o la mia efficacia lo faccio, altrimenti non lo faccio.
Non quindi l’informatizzazione di molti tecnici IT, per i quali il solo fatto che una cosa si possa informatizzare, significa che deve essere fatto.
La parola d’ordine nel processo di informatizzazione dell’Azienda Edile deve essere una: semplicità.
Una cosa si informatizza se si rende semplice e si fa in modo semplice, altrimenti bisogna pensarci bene.
Non bisogna mai creare mostri che poi non funzionano.
Questo significa che per informatizzare l’Impresa Edile bisogna partire dal basso, dalle attività semplici, per creare una mentalità che porti a utilizzare questi strumenti: da Excel a Dropbox o Google Drive, Meet, Ms Teams. Questo prima di partire con i grandi gestionali, affinché non diventino le classiche “Cattedrali nel Deserto”.
Ogni informatizzazione, anche la più piccola, presuppone un cambiamento.
E a ogni cambiamento corrisponde una resistenza che deve essere superata.
Quindi se vogliamo informatizzare prima dobbiamo vincere le resistenze, facendolo con decisione ma anche con pragmatismo: la resistenza la supero, ma perché ho questa resistenza? Non è che magari che resiste ha una base di ragione?
Quindi analizzare l’informatizzazione, ascoltare tutti, poi imporla, ma sempre dopo avere ascoltato le resistenze e essersi posti il problema se in quelle resistenze c’è qualcosa di giusto.

Cosa informatizzare nell’Impresa Edile

L’ attività quotidiana
Il lavoro quotidiano può essere informatizzato con il pacchetto Ms Office o con i suoi equivalente.
Ve ne sono di ottimi, anche gratuiti, come OpenOffice.
Foglio elettronico, videoscrittura, database, presentazioni, gestione mail.
Non ci sono scuse al loro mancato utilizzo.
E’ terribile vedere ancora in Amministrazione usare le calcolatrici e ricontrollare le strisciate …
E’ veramente questione di mentalità di Risorse Umane.
Evitiamo le scuse come “ci vuole formazione”: il loro utilizzo è talmente banale che non sapere usare questi strumenti rappresenta una moderna forma di analfabetismo.
Quindi formazione si, ma un’oretta, poi bisogna andare avanti da soli, con curiosità e flessibilità mentale.

La presenza
Dopo la pandemia è diventato usuale vedersi online.
Google Meet, Ms Teams, Skype, Zoom, WhatsApp sono strumenti che non si possono non sapere usare.
Le loro funzioni di base sono gratuite e nella maggior parte dei casi possono essere sufficienti.
Pensiamo ai Cantieri, lontani spazialmente: quanto può essere utile vedersi.
Anche in questo caso semplicità, semplicità, semplicità …
Non posso avere bisogno di un processo complicato per parlare con il mio collega … devo premere un tasto e via …
Non dimentichiamoci poi dello strumento delle telecamere: gestiti i problemi di privacy e diritto del lavoro sono uno strumento fondamentale non per sorvegliare ma per condividere.

La condivisione
Nell’Azienda Edile c’è dispersione spaziale delle persone ed è fondamentale l’utilizzo di strumenti di condivisione dei file.
Le persone possono essere in Sede o sui Cantieri, oppure a fare un sopralluogo, oppure presso il proprio studio come nel caso dei progettisti esterni.
Una persona aggiorna un progetto, l’altra lo guarda, poi un altro aggiunge un’altra parte e di nuovo uno lo controlla. Tutto semplicemente dai vari pc o dai cellulari.
Strumenti come Google Drive o Dropbox sono quindi fondamentali, sempre a costi nulli o bassissimi.

La progettazione
Ormai è giunta a maturazione la tipologia di software BIM (Building Information Modelling)
Questa tipologia di software agevola enormemente i processi di progettazione, realizzazione e manutenzione delle opere in campo edile, primi fra tutti gli edifici.
Valutando attentamente il rapporto costi/benefici questa tipologia di informatizzazione rappresenta una tappa importante per le Aziende Edili che siano ad un livello minimo di dimensione.

Il Commerciale
L’attività commerciale necessità di informatizzazione per gestire la grande massa di contatti che possiede (e se non ha una grande massa di contatti, allora ha un altro problema …)
I software CRM (Customer Relationship Management) servono a questo.
Ma attenzione: semplicità! Non potete chiedere a un commerciale di impiegare trenta secondi per una telefonata e un minuto per registrarla nel sistema.
Spesso le funzioni di CRM possono essere facilmente svolte dal semplice database di produttività individuale (Ms Office o OpenOffice). In questo caso si deve costruire il database (operazione non difficile), ma si ha il grande vantaggio di crearlo in base alle proprie esigenze.

La Ricerca e la Promozione
Nell’attività di Ricerca (di Clienti e Fornitori) e di Promozione (di Clienti) è fondamentale l’uso di Internet. Ci si chiederà “Ma come dopo decenni ancora si dice di usare Internet?” Si ancora si deve dire, perché molti non hanno recepito le immense opportunità di Internet per la promozione.
Quanti Commerciali sanno usare Linkedin o i vari portali relativi al mondo dell’Edilizia?
Si intende non sapere che esistono, ma averne spremuto fino in fondo tutte le potenzialità.
Molti lo hanno fatto: il principale Gruppo su Linkedin relativo al mondo dell’Edilizia (Tutto Edilizia) conta quasi 25.000 iscritti!
Usare Internet per trovare i clienti, contattarli, riunirsi (per esempio online) etc. Costa fatica, ma spesso il nemico dei commerciali è la “zona di confort”.

La gestione delle Commesse
Per gestire le Commesse Edili bisogna utilizzare software di Project Management.
Uno dei più usati è Ms Project. Si possono gestire i Cronoprogrammi delle commesse e il Budget dei Costi.
Molti Capi Commessa lo usano per gestire i Cronoprogrammi, lasciando i costi alla Contabilità industriale dell’Azienda Edile. Dipende dalle scelte individuali e dalla solita valutazione Costi / Benefici.
Il senso di un software di Project Management è quello di togliere all’operatori lunghissimi calcoli, lasciandogli tempo per pensare e valutare.
Oltre a Ms Project, che è un programma davvero ottimo, sono in commercio anche software meno complessi (per esempio quelli della Finson), ovvero ancora più professionali (per esempio Primavera di Oracle).
Molti E.R.P. Gestionali hanno ottimi moduli di gestione delle commesse.
Al livello più basso delle esigenze può essere anche valutato l’utilizzo di file Excel per elaborazioni relative alle Commesse Edili in ottica Project Management.

I processi
Un buon software Gestionale E.R.P. è scuramente una tappa importante nel cammino di informatizzazione di ogni Azienda Edile. Ma non a caso lo abbiamo messo per ultimo. Spesso c’è un’attesa eccessiva verso i gestionali, si attende cioè che risolvano tutti i problemi, che ci permettano di fare tutto senza uscire dalla nostra zona di confort.
In realtà i Gestionali danno molto ma chiedono anche molto, soprattutto all’inizio in termini di tempo da dedicargli. E’ cioè una scelta quasi obbligata ma che deve essere ben ponderata e fatta al momento giusto.
Bisogna cioè essere pronti a pagare il prezzo per avere il tanto che otterremo indietro.
Quindi prima abituarsi a parlare in termini di informatizzazione, usare i tanti strumenti a disposizione a costi nulli o bassissimi e, alla fine, quasi in modo naturale e obbligato, installare un buon gestionale.